Notulen algemene ledenvergadering 1o mei 2022

 ALV onder leiding van het Bestuur 2021-2022 (voorzitter ALV: Amanda Dijkhuizen – Praeses Bestuur ’21-‘22

1.     Opening

De vergadering is om 20:00 uur door Amanda geopend

 2.     Aanwezigheidslijst

 Iedereen die zich heeft aangemeld is aanwezig. 

 3.     Goedkeuring agenda ALV

 Alle aanwezigen zijn akkoord met de vaststelling van de agenda.

 4.     Goedkeuring notulen 25 juni 2021

 Alle aanwezigen zijn akkoord met de notulen.

 5.     Kascommissie

 Amanda geeft het woord aan de kascommissie.

Hein begint: Welkom allemaal, ik leg kort uit wat de kascommissie inhoudt. Noor van Pelt en ik zelf Hein van Hell controleren de financiële boekhouding ter controle. Wij adviseren over de decharge van het bestuur. Dat zal volgen aan het eind van de vergadering. We gaan het hebben over de samenwerking met het bestuur en de opvallendheden door het jaar heen. Daarnaast ook een jaaroverzicht geven en vragen stellen naar aanleiding van jullie stukken en we zullen afsluiten met een advies. De samenwerking is goed gegaan en er was goede communicatie. We konden van gedachte wisselen en sparren. Het is dus soepel geweest.

Noor: We hebben ook fysiek bij elkaar gezeten toen het nog kon.

Hein: Het is niet altijd een makkelijk jaar geweest, dus we willen jullie complementeren voor jullie veerkracht en het zoeken naar oplossingen voor activiteiten die gecancelled moesten worden. Om te beginnen met Rutger. Ondanks de bittere tijden heb jij ervoor gezorgd dat de sfeer goed was. Een bestuurslid die niet even hard de kar trok, maar er toch voor heeft gezorgd dat jullie allemaal een leuk jaar hebben gehad. Dan Nina, de stille kracht van het bestuur en de harde werker. Degene die verbeteringen die ze zag aanpakte. Ook met vervangen van het ledenadministatratiebestand wat je op je hebt genomen. Mijn complimenten daarvoor. Ryan, in lastige tijden heb je de vereniging er stabiel door heen weten te trekken. Mijn complimenten voor hoe je dat hebt gedaan. Dat had niet gekund zonder de uitmuntende acquisitie van dynamisch duo Alies en Daniël die in zeer onzekere tijden PNO een stabiele partner hebben laten zijn. Complimenten daarvoor. Aandachtspunt wat ik wil noemen is het ledenaantal. Dat is flink teruggelopen, dus dat is voor het huidige bestuur iets belangrijks om naar te kijken. Belangrijk om daar op te blijven focussen en misschien contact met de universiteit. Ik geef het woord door aan Noor van Pelt.

Noor: Mijn complimenten voor jullie bestuursjaar. We zijn nagegaan waar jullie die 107.000 euro aan hebben uitgegeven. Jullie begonnen met de pasdag, waar volgens mij vooral het bestuur een goede deal aanhad. Ik kan me goed herinneren dat jullie ook online borrels hebben georganiseerd, de kers- en de commissieborrel en een online pubquiz. Ook hebben jullie voor de vorige decharge ALV een cocktailcursus georganiseerd. Jullie zijn naar Curaçao gegaan en een mooie Bedrijvendag neergezet. Er zijn veel complimenten binnengekomen over de locatie. Nog een hoogtepunt was het Commissiebedankweekend in Barcelona. Jullie hebben ook een voorjaarsactiviteit met een regatta gehad dus mijn complimenten. Er zijn ook andere dingen opgevallen, zoals dat er genoeg sushi is gegeten. Dat is goed voor de bonding dus dat is wel goed gegaan. Er werd ook veel geborreld op de Hooigracht, de vraag is of er wel veel mensen werden uitgenodigd of dat het exclusief was. Mooie activiteiten neer gezet en we zien dat er goed gebond is. Ik heb naast de complimenten wel ook wat vragen in verband met de cadeaus aan andere bestuursleden die zijn gedeclareerd. Waarvoor was dit? Ik kon het er niet uit opmaken.

Rutger: Het was voor verjaardagen.

Noor: PNO is niet bedoeld om verjaardagscadeaus te financieren, ook al gaat het om een klein bedrag. Dat is wel gek.

Ryan: De gedachte was meer dat het potje niet nodig was in het bestuursjaar omdat er geen kantoorbezoeken waren en geen fysieke dingen waren. We hadden wijnflessen ingeslagen die ook niet nodig waren.

Noor: In ons jaar waren de overgebleven flessen aan de commissieleden gegeven.

Ryan: Om op jullie punt terug te komen snap ik dat het budget voor cadeaus ook voor externen is maar bij gebrek daaraan, en omdat we in de tijd dat er dingen konden gebeuren we dat samen hebben moeten oppakken vond ik het fair om de cadeaus die we aan elkaar geven konden declareren van de pas.

Noor: Heeft iedereen een cadeau gekregen of alleen Ryan en Alies?

Ryan: Iedereen had voor zijn verjaardag een cadeau gekregen.

Noor: Dat is voldoende informatie. De kosten voor de Bedrijvendag en dan met name de kosten van het etentje, wat mij op is gevallen is dat er ook bij onvoorziene kosten 450 euro is bij geplust en 900 euro bij de Bedrijvendag. Dat gaat om een totaal van 1350 euro voor een etentje. Mijn vraag is wie er aanwezigheden, want het is best wel buitenproportioneel.

Nina: Het was bestuur, nieuw bestuur, en de commissie.

Rutger: We waren er met vijftien man.

Ryan: Het was de laatste post van ons bestuursjaar, ik had al de reisdeelnemers terug gecompenseerd voor hetgeen ze te veel hadden betaald aan eigen bijdrage. Hetgeen wat over was dacht ik laten we daarvan uit eten gaan met z’n allen. Het is goed om het zo met elkaar af te sluiten.

Noor: Heb je niet andere mensen meegevraagd die ook op de Bedrijvendag aanwezig waren?

Ryan: Nee want vorige jaren was juist gebleken dat dat gedoe zou opleveren.

Hein: Dit bedrag is wel heel overdreven. Onze mening was dat het wel heel veel was.

Noor: Vorig jaar hebben we ongeveer de helft hebben uitgegeven aan dat etentje. Maar ook stond het op onvoorziene kosten en daar is het niet voor bedoeld.

Hein: Dat komt zo. Kan je je erin vinden dat ik dat vind?

Rutger: Ja, als je het zo hoort achteraf kan ik mijzelf erin vinden dat dat teveel is geweest.

Hein: Dan komen we bij de reis naar Curaçao. De discussie kwam op om een deel terug te storten van de eigen bijdrage. We hadden een discussie of het bestuur ook de eigen bijdrage terug moest krijgen. We hebben geadviseerd om dat niet te doen omdat je als bestuur al niet de 550 euro eigen bijdrage betaalt, dus in dit geval zou er twee keer 50 euro teruggegeven worden. Wij zouden niet aan het bestuur ook nog die 100 euro terugbetalen, dat hebben jullie wel gedaan. Wij vroegen ons af wat daar de reden voor is geweest.

Rutger: Ik zelf vind en vond is dat het twee losse dingen zijn. Als bestuur betaal je de eigen bijdrage niet, maar de bijdrage op locatie wel. Het ging er ons om dat de uitgaven op locatie dusdanig hoog waren vergeleken andere voorgaande reizen dat iedereen ervoor gecompenseerd zou moeten worden. Ik zie het nog steeds als twee verschillende dingen.

Hein: Zo zagen wij dat niet.

Rutger: Of je op locatie je geld terug krijgt zou voor iedereen hetzelfde moeten zijn.

Hein: Oké, daar waren wij het niet mee eens, we vinden het jammer dat jullie die keuze hebben gemaakt. Wij denken dat daar een andere afweging gemaakt had kunnen worden. Dan kom ik als laatste bij de onvoorziene kosten. Daar zijn dingen ondergekomen waarvan ik dacht dat het geen onvoorziene kosten zijn. Taxi’s van de Bedrijvendag bijvoorbeeld. Wat is daar de verklaring voor, wat vindt jij onvoorziene kosten?

Ryan: Omdat we in coronatijd zaten heb ik die best wel laag proberen te houden, je zal zien dat de kosten die gemaakt zijn voornamelijk aan het einde erbij zijn gezet. Ik vond zelf dat onvoorzien binnen het budget hoort; je begroot het in. Als je dat niet gebruikt gedurende het jaar wat we niet hebben gedaan dan kan je dat aan het einde gebruiken. Uiteindelijk is het de acquisitie die we hebben opgehaald, en het vooruitzicht voor het nieuwe bestuur er ook goed voor dus we wisten al dat we niet meer zo veel meer hoefden door te schuiven en wat we wel moesten doorschuiven hadden we al gereserveerd dus hoefden we ook geen rekening mee te houden. Ik vind dat je wel bepaalde kosten daaronder mocht zetten.

Hein: Onvoorziene kosten zijn wel echt onvoorziene kosten. Dat vinden wij dus onbegrijpelijk.

Ryan: Het hangt er vanaf hoe je onvoorziene kosten ziet. In zoverre heb ik de kosten goed gebruikt tot het niet meer nodig was. CBW was al geweest en het geld kwam niet op. Dus vandaar, maar ik ben het ermee eens dat het eigenlijk niet is waar onvoorziene kosten voor bedoeld zijn.

Noor: Om nog even wat goede dingen te noemen. Veel bonnetjes stonden in de mail, bijna alles. Wat ik ook leuk vond is dat het afgelopen jaar veel nieuwe gadgets zijn gekomen: vissershoedjes, laptophoezen. Erg leuk. Ondanks corona hebben jullie veel activiteiten kunnen organiseren en jullie zijn binnen het budget van de Bedrijvendag gebleven. Een mooi jaar neergezet en dat waren mijn afsluitende positieve opmerkingen. We hebben ook gezien dat er een hechte vriendschap is ontstaan.

Hein: Alles bij elkaar genomen vinden wij dat jullie een uitstekend jaar hebben gedraaid. Ik zou aan Dirk willen meegeven, let op wat er zojuist genoemd is en denk er goed over na. Feit is dat jullie een mooi jaar hebben gedraaid met hetgeen mogelijk was. Daar complementeren we jullie over. We willen de ledenvergadering adviseren om een positief besluit te nemen over de decharge van het bestuur 2020-2021. Ik geef het woord terug aan de voorzitter.

Amana: Hein en Noor bedankt voor jullie kritische vragen. Het klonk goed allemaal. Dirk heb jij nog een goede vraag?

Dirk: Ten eerste de cadeaukosten. Hoe zie je het verschil tussen vergader- kantoor en overleg met commissiekosten?

Hein: Daar kan je meer onder scharen dan dinertjes.

Dirk: Hoe zou je dat verschil beschrijven?

Ryan: Vergadering- en kantoorkosten hebben we de introducties met de commissies bijgedaan en de vergaderingen die we zelf hadden. De commissiekosten waren de kosten voor de evenementen die we hebben ingepland met de commissies dus hadden we gezegd dat we met elkaar wat gingen eten.

Alies: Dit is geen cursus quaestorschap.

6.     Decharge Bestuur 2019-2020

Amanda: Stemmen mensen tegen de Decharge van het Bestuur 2020-2021? Niemand?

 Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van het Bestuur 2020-2021.

 7.     Decharge Kascommissie 2019-2020

Rutger: Ik wil Hein en Noor bedanken voor het geweest zijn van Kasco. Het overleg ging soepel en er werd snel gereageerd van beide kanten. Als we het ergens niet mee eens waren werd dat ook besproken. Jullie kritische blik, scherpte en aanwezigheid heeft ons geholpen dus ook namens ons alle vijf dank voor jullie hulp tijdens ons bestuursjaar. Het was vaak meer dan welkom.

Amanda: Ik hamer jullie uit, jullie zijn niet meer aansprakelijk. Hein en Noor, jullie zijn officieel klaar bij PNO. Ik hamer jullie ook uit.

Er wordt gestemd. Alle aanwezigen zijn voor decharge van de kascommissie 2020-2021. 

8.     Rondvraag/w.v.t.t.k.

Er zijn verder vragen uit de zaal. 

9.     Sluiting

Amanda sluit de vergadering om 20:31 uur.